クリニック｜待ち時間が長い（★1〜2）のクチコミ返信 例文
★1〜2クリニック・歯科医院
待たされたことへの不満を書かれた場合の返信例文です。丁寧・親しみ・簡潔の3パターンを用意しました。そのままコピーして、店舗名や日付だけ差し替えてお使いください。
想定するクチコミ
投稿されたレビュー
予約したのに1時間半待ちました。予約の意味がない。待合室も混んでいて、体調が悪いのに座って待つのがつらかったです。返信の例文（3パターン）
丁寧
長時間お待たせすることとなり、申し訳ございませんでした。
当院の予約は時間枠制ですが、急を要する患者様の受け入れや、診察に想定以上のお時間を要する場合があり、結果として大幅な遅延が生じておりました。現在、1枠あたりの人数を減らすとともに、30分以上の遅れが見込まれる場合は受付から個別にお声がけし、外でお待ちいただく、または一度お帰りいただくご案内を行っております。
体調が優れない中でお待たせしたこと、重ねてお詫び申し上げます。
親しみ
長くお待たせしてしまい、申し訳ありませんでした。
当院の予約は時間枠制で、急を要する方の受け入れや診察が長引く場合に、どうしても遅れが出ていました。今は1枠あたりの人数を減らして、30分以上遅れそうなときは受付から個別にお声がけし、外で待つか一度お帰りいただくかをご案内しています。
体調が悪いなかで待つのは本当につらいと思います。
簡潔
長時間お待たせし、申し訳ございませんでした。
1枠あたりの人数を減らし、30分以上の遅延が見込まれる場合は受付から個別にご案内する運用に変更しております。
体調が優れない中でのお待ち時間について、重ねてお詫び申し上げます。
なぜこの書き方になるのか
医療機関の待ち時間は、急患対応という構造上避けきれない要因があります。ここは隠さずに書いてよい数少ない「理由」です。ただし理由で終わらせると言い訳になるので、必ず「だからこう変えた」を続けます。また、体調が悪い人が待っているという前提への配慮を最後に置くと、事務的になりません。やってはいけない返信
急患対応等により、お待ち時間が発生する場合がございます。あらかじめご了承ください。
「あらかじめご了承ください」は改善しないという宣言です。理由の説明だけで対策がなく、読み手は「この医院は待たされる」という情報だけを持ち帰ります。予約の意味がないという指摘に、何も答えていません。この場面のチェックリスト
- 急患対応という構造要因は書いてよい。ただし対策とセットにする
- 「ご了承ください」で終わらせない
- 何分以上で個別案内するか、基準を数字で示す
- 体調不良の中で待つつらさに触れる
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返信を書く時間、毎回どれくらいかかっていますか
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